یکی از موضوعاتی که حسابدار ها در تنظیم رویداد ها و تراکنش های مالی در شرکت ها مد نظر قرار می دهند کدینگ حسابداری است.  کدینگ نوعی دسته بندی عمومی حساب ها در حسابداری می باشد که معمولا این نوع دسته بندی از نوع درختی است. این دسته بندی درختی دارای لایه ها و کد هایی به عنوان سرشاخه  و زیر شاخه می باشد که در اصطلاح حسابداری به این نوع دسته بندی و شاخه گذاری ها کدینگ حسابداری گفته می شود.

لایه ها در اصل سطوح دسته بندی حسابدار برای صورت های مالی هستند که باعث طبقه بندی تراکنش های مالی می شوند . در کدینگ حسابداری نوع شرکت و حجم معاملات شرکت  در کدینگ حسابداری شرکت ها نقش تعیین کننده ای دارند. از کدینگ حسابداری عمدتا برای ارائه گزارشات مالی و تنظیم صورت های مالی و تراز مالی و دفتر مالی به کار می روند.

بنا بر  تعاریف بالا در هر دوره حسابداری ، حسابداران ممکن است یک کدینگ حسابداری جدید برای حساب های شرکت تعریف کنند. دقت داشته باشید که در کدینگ حسابداری چنانچه یک کد در لایه های زیرتر درج شود باید در لایه های بالاتر هم تعریف شده باشد و یا متصل شده باشد

لایه های کدینگ حسابداری در شرکت ها


معمولا برای کدینگ حسابداری 4 لایه تعریف می شود. این 4 لایه را برای اطلاع بیشتر توضیح خواهیم داد:

    لایه اول یا گروه حساب های شرکت : این لایه را گروه های ترازنامه و سر فصل های اصلی سود و زیان تشکیل می دهند. بنا بر این می توان تمامی بدهی های جاری و غیر جاری، درآمد ها و هزینه ها، سرمایه گذاران و حقوق مرتبط با آنها و ذی نفعان دیگر را در این لایه تعریف کرد. این لایه معمولا شامل اعداد یک یا دو رقمی است.
    لایه دوم یا لایه حساب های کل : در این لایه معمولا صورت های حساب های مالی تعریف می شود. معمولا نیازها و فعالیت های شرکت از عوامل اصلی این لایه هستند و گروه حساب های شرکت را  به ارقام کوچک تر تقسیم می کند که به حساب کل هم شناخته می شوند. در این لایه از ارقام 2 یا 3 رقمی استفاده می شود. البته برخی نیز اعداد یک رقمی در نظر می گیرند.
    لایه سوم مرتبط با حساب های معین شرکت است:  در این لایه تمامی حساب های کل به حساب های ریزتری تقسیم می شوند که در اصطلاح حسابداری به حساب معین معروف هستند. در این لایه کد ها 2 رقمی تعریف می شوند.
    لایه چهارم مرتبط با حساب های تفضیلی شرکت است. حساب های تفضیلی حساب های ریز شده معین هستند که در اصطلاح به حساب تفضیلی در حسابداری شناخته می شوند و در طبقه بندی شرایط راحت تری را ایجاد می کنند و شناسایی حساب را تسهیل می دهند. بهترین حالت برای تعریف کد های این لایه استفاده از حساب های یونیک و منحصر به فرد است. این کار باعث می شود همه اشخاص حقیقی و حقوقی دارای یک حساب منحصر به فرد و یک کد شناخته شده باشند.

البته گاها برای تعریف کدینگ از شرایط متفاوتی در حسابداری استفاده می شود. کدینگ حسابداری می تواند هر گونه عدد و یا حروفی را شامل باشد. برای این منظور اصولا سه نوع کدینگ دیده می شود :

    کدینگ بر اساس حروف که مرتبط به حروف اول حساب هستند
    کدینگ سریالی با استفاده از اعداد دنباله هم برای حساب ها
    استفاده از کد دهی و یا سیستم کدینگ توده ای که مرتبط به یک دوره حسابداری می باشد.

معمولا برای استفاده از سیستم کدینگ حسابداری این روز ها از نرم افزار های مخصوص حسابداری استفاده می کنند ولی در هر صورت استفاده از ابزار های کامپیوتری مانند نرم افزار های اکسل هم می تواند توسط حسابداران حرفه ای مورد استفاده باشد. در برخی از سیستم های سنتی هنوز هم روش دستی و کاغذی معمول است و در همه این شرایط نحوه کد دهی و کدینگ حسابداری به عنوان یک تخصص خاص در دست حسابداران و با توجه به دستورالعمل ها و روش های حسابداری شرکت تعریف می شود.